Kanban auttaa löytämään ongelmakohdat ja parannuskohteet

image description

Hermanni Hyytiälä

David J. Andersonin kehittämä Kanban-menetelmä on lähestymistapa teknologia- tai palveluorganisaation kehittämiseen. Menetelmän lähtökohtana on nykyisen toimintatavan asteittainen parantaminen. Muutosprosessi on evoluutiomainen ja inkrementaalinen: nykyisiä toimintatapoja, rooleja ja vastuita kunnioitetaan.

Kanban-menetelmässä työn kulku on visualisoitu ja työn määrä rajoitettu. Tämä auttaa löytämään nykyisestä prosessista tai toimintatavoista kehittämiskohteita. Työ etenee prosessissa pull-mekanismin mukaisesti: uutta työtä ei oteta työn alle ennen kuin työt nykyisessä prosessin vaiheessa on saatu valmiiksi. Pull-mekanismin avulla kysynnän ja tarjolla olevan kapasiteetin tasapainon ylläpitäminen helpottuu. Lisäksi Kanban-menetelmän avulla voidaan tarkastella ja mitata, kuinka suuria työmääriä ja -jonoja olemassa olevan prosessin eri vaiheissa on. Tämä on olennaista, koska esimerkiksi työmäärän vaikutusta prosessissa olevien töiden läpimenoaikoihin ja laatuun ymmärretään suhteellisen huonosti tietotyön prosessikehityksessä.

Visualisoinnin ja pull-mekanismin tehtävänä on tuoda esiin parannuskohteita tai ongelmia nykyisessä toimintatavassa. Kanban helpottaa havaitsemaan esimerkiksi, onko työn eteneminen estynyt, mikä estää työn etenemisen, mitä on työn alla tällä hetkellä tai kuinka paljon töitä on odottamassa.

Kanban-menetelmän periaatteita ovat:

  • Tee työnkulku ja eri vaiheet näkyväksi.
  • Rajoita työn määrää (pull-mekanismi).
  • Tarkkaile ja seuraa työn sujuvaa etenemistä.
  • Sovi yhteisistä toimintatavoista.
  • Kehitä toimintatapoja käyttäen erilaisia malleja yhdessä sidosryhmien kanssa.

Työtehtävät visualisoidaan Kanban-taululla

Kanban-järjestelmä suunnitellaan usein suurelle tussitaululle, jolla nykyisen toimintatavan työnkulku mallinnetaan. Työtä järjestelmän eri työvaiheissa kuvataan erivärisillä korteilla. Jokaiselle kortille on kirjoitettu tarkempi kuvaus työtehtävästä. Erilaisia työtehtäviä voidaan kuvata esimerkiksi seuraavien piirteiden mukaan:

  • Työlaji: uusi ominaisuus, muutospyyntö, bugi
  • Työtehtävän koko: S, M, L, XL
  • Työn palveluluokka: kiireellinen, kiinteä päivämäärä, normaali, ei-kiireellinen
  • Työhön kohdistettu henkilö
  • Työn vaatima erityisosaaminen

Seuraavassa kuvassa on esitetty yksi esimerkki Kanban-taulusta:

kanban1Jos työntekijät eivät työskentele samassa tilassa, voidaan käyttää erilaisia Kanban-menetelmää tukevia ohjelmistoja.

On tärkeää, että erilaisiin tilanteisiin ja tarpeisiin suunnitellaan oma Kanban-järjestelmä tutkimalla järjestelmään kohdistuvan työkuorman määrää, vaihtelevuutta ja luonnetta. Tämän tiedon perusteella suunnitellaan järjestelmä, jossa käytössä oleva kapasiteetti voidaan allokoida työkuorman mukaisesti.

Esimerkiksi ohjelmistokehitystiimin työkuormaa tarkastellessa voidaan huomata, että kaikista työpyynnöistä noin 50 % on uusia ominaisuuksia, noin 30 % muutospyyntöjä ja noin 20 % vikaraportteja. Tällöin tiimille voidaan suunnitella Kanban-järjestelmä, jossa järjestelmän kapasiteetti allokoidaan suhteessa eri työlajeihin.

Parempaa riskienhallintaa palveluluokkamallilla

Kanban-menetelmän palveluluokkakonsepti (classes of service) on joustava lähestymistapa liiketoimien riskien hallintaan ja erilaisten työkokonaisuuksien toteutukseen. Palveluluokkakonsepti tarjoaa erilaisia tapoja työn priorisointiin, ohjaukseen ja riskienhallintaan. Seuraavassa kuvassa on kuvattu yleisellä tasolla perinteisen projektimallin ja palveluluokkakonseptin eroja:

kanban2Palveluluokkakonseptia voidaan käyttää esimerkiksi tietojärjestelmän teknisen velan vähentämiseen tai työn koordinoimiseen tilanteessa, jossa eri sidosryhmien välillä on riippuvuussuhteita. Tällaisia tilanteita ovat muun muuassa monitoimittajaympäristö tai tuotekehitys, jossa yhdistyvät samanaikaisesti ohjelmisto- ja laitekehitys.

Mallit ja metriikat apuna prosessikehityksessä ja suunnittelussa

Käytössä olevaa Kanban-järjestelmää kehitetään jatkuvasti lisääntyneen tietämyksen, palautteen ja käytettyjen metriikoiden ja mallien perusteella. Yleisesti käytettyjä metriikoita Kanban-menetelmässä ovat erilaiset laatumetriikat, työn määrän rajoittamista kuvaavat metriikat, läpimenoaikojen metriikat, tehokkuuden metriikat ja niiden asioiden ja syiden mittaaminen, jotka estävät työn sujuvaa etenemistä järjestelmässä. Joitakin yleisesti käytettyjä malleja ovat Eliyahu M. Goldrattin Theory of Constraints, William E. Demingin vaihtelevuuden teoria jasysteemiajattelu.

Kanban-menetelmässä pitkän aikavälin suunnittelu perustuu tietoon järjestelmän kyvykkyydestä suhteessa työlajiin tai palveluluokkaan. Esimerkiksi projektiympäristössä järjestelmän kyvykkyyttä mallinnetaan usein Burn-up-käyränä, jota voidaan verrata ohjelmistoprojekteissa yleisesti tunnettuun s-käyräilmiöön. Jos Kanban-menetelmää käytetään muualla kuin kehitystiimissä, esimerkiksi koko arvoketjussa tai palveluympäristössä, ollaan usein enemmän kiinnostuneita järjestelmän kautta menevien töiden läpimeno- ja jonotusajoista.

Kanban sopii monenlaisiin tilanteisiin ja ympäristöihin

On tärkeää tiedostaa, että Kanban-menetelmä on käytännössä joukko periaatteita, jotka liitetään osaksi olemassa olevaa prosessia tai toimintatapaa. Nämä periaatteet voidaan ottaa käyttöön erityyppisissä tilanteissa, esimerkiksi vesiputousmallia noudattavassa prosessissa tai ketteriä menetelmiä käytettäessä. Scrumban on yksi esimerkki ketterästä menetelmästä, jossa käytetään Kanbanin periaatteita. Lisäksi on hyvä muistaa, että Kanban-järjestelmä suunnitellaan aina tapauskohtaisesti erilaisiin toimintaympäristöihin tarkastelemalla kysynnän määrää, vaihtelevuutta ja luonnetta. Tästä syystä Kanban-menetelmää voidaan käyttää eri tarkoituksiin projekti- ja palveluympäristöissä.