Systeemiajattelu ja Vanguard-menetelmä

Systeemiajattelu kehittää koko organisaation toimintaa

Systeemiajattelu on ymmärtämisen apuväline, joka tarkastelee monimutkaisia asioita tai ilmiöitä kokonaisuuksina (“systeemi”). Systeemiajattelussa oleellista on ymmärtää, miten systeemissä olevat osaset ja näiden väliset vuorovaikutussuhteet vaikuttavat kokonaisuuden ominaisuuksiin ja käyttäytymiseen. Systeemillä on usein tavoite tai tarkoitus, ja se toimii tiettyjen periaatteiden mukaisesti.

Organisaatio on yksi esimerkki ihmiskeskeisestä systeemistä. Tässä yhteydessä systeemi koostuu usein ympäristöstä, organisaatiossa työskentelevistä ihmisistä, organisaation rakenteista, prosesseista ja mahdollisista hierarkiarakenteista. Tietointensiivisillä aloilla ihmisten väliset vuorovaikutus- ja riippuvuussuhteet systeemin sisällä ovat usein monimutkaisia. Tällöin esimerkiksi systeemin kommunikaatio-, kontrolli- ja johtamismekanismit vaikuttavat keskeisesti systeemin ominaisuuksiin ja tehokkuuteen.

Systeemiajattelussa organisaatiota tarkastellaan asiakkaan näkökulmasta: tunnistetaan asiakkaiden luoman kysynnän määrä ja luonne ja tunnistetaan palvelun tuottamisessa asiakkaan näkökulmasta tärkeät ja hyödylliset asiat. Järjestelmä suunnitellaan vastaamaan asiakastarpeita.

Vanguard-menetelmällä kehitetään organisaatiota iteratiivisesti

Eräs systeemiajatteluun perustuva menetelmä palveluorganisaatioiden kehittämiseen on Vanguard, jonka on kehittänyt John Seddon. Menetelmää on käytetty vuosikymmeniä organisaatioiden palveluiden laadun parantamiseen ja kustannusten pienentämiseen.

Vanguard-menetelmä yhdistää systeemiajattelun (“Kuinka organisaatio tehdään paremmaksi ja tehokkaammaksi?”) ja interventioteorian (“Kuinka muutos tehdään?”). Menetelmä on saanut vaikutteita muun muuassa Chris Argyrikselta, William E. Demingiltä ja Taiichi Ohnolta. Menetelmässä painotetaan, että ylimmän johdon ajattelutapa määrittää järjestelmän rakenteen ja ominaisuudet, jotka edelleen määrittävät järjestelmän suorituskyvyn.

Vanguard-menetelmässä käytetään iteratiivista Check-Plan-Do-mallia organisaation kehittämiseen. Muutos aloitetaan tarkastelemalla nykyistä organisaatiota systeemiajattelun näkökulmasta (”Check”):

1. Määritellään järjestelmän tarkoitus asiakkaan näkökulmasta
2. Tarkastellaan järjestelmään kohdistuvien asiakastarpeiden vaihtelevuutta, luonnetta ja määrää
3. Tarkastellaan kuinka systeemi pystyy palvelemaan näitä asiakastarpeita
4. Tutkitaan ja hankitaan tietoa, miksi näin tapahtuu
5. Tunnistetaan toimintaohjeet tai mittarit, jotka aiheuttavat ongelmia työn sujuvuuteen
6. Tunnistetaan johtamisen ajattelutapa, jonka perusteella nykyinen organisaatiomalli on suunniteltu ja työtä hallitaan

Tämän jälkeen tunnistetaan keinot, joilla muutos toteutetaan (“Plan”). Lopuksi muutos toteutetaan järjestelmään (“Do”), jonka jälkeen mitataan tuloksia suhteessa järjestelmän tarkoitukseen ja palataan takaisin alkuun (“Check”).

Kun tietämys nykyisestä organisaatiossa kasvaa ja ymmärretään miksi organisaatio toimii tietyllä tavalla, on helpompi muuttaa omaa ajattelutapaa ja johtamiskäytäntöjä. Tällöin myös systeemiajattelun hyödyt ovat helpommin nähtävissä.

Kohti parempia tietojärjestelmäinvestointeja

Vanguard-menetelmää käytetään myös parantamaan organisaatioiden tietojärjestelmäinvestoinneista saatavia hyötyjä. Usein tietojärjestelmäinvestointeja tehdään vain paikallisia tarpeita ajatellen tai tehostamaan tehottomia tai asiakkaan näkökulmasta tarpeettomia liiketoimintaprosesseja. Tästä syystä ajan myötä organisaatiossa saattaa olla kymmeniä erillisiä tietojärjestelmiä, joiden integrointi on vaikeaa ja kallista.

Asiaa pahentaa se, että usein tällaisessa tilanteessa asioita pyritään ratkaisemaan teknologiavetoisesti, esimerkiksi kehittämällä integraatiostrategioita tai määrittelemällä kokonaisarkkitehtuureja. Lopputuloksena on, että organisaatio “on rakennettu” tietojärjestelmien ympärille. Tämä vaikuttaa edelleen organisaation suorituskykyyn ja sen tarjoamien palveluiden laatuun.

Vanguard-menetelmässä lähtökohtana on, että tietojärjestelmäinvestointeja ei tulisi tehdä ennen kuin ymmärretään nykyinen organisaatio systeemiajattelun näkökulmasta (“Check”). Esimerkiksi olemassa oleviin prosesseihin tai täysin uusiin palveluihin, jotka eivät välttämättä ole tärkeitä asiakkaalle, ei tehdä tietojärjestelmäinvestointeja ennen kuin itse järjestelmää on muutettu (“Do”). Investointeja tehdään vasta sitten, jos järjestelmän muuttamisen jälkeen todetaan, että tietojärjestelmät edelleen parantavat järjestelmän tehokkuutta asiakkaan näkökulmasta.

Systeemiajattelu ohjaa järkevään prosessikehitykseen

Systeemiajattelu on osoittautunut hyödylliseksi prosessikehityksen saralla, esimerkiksi ketterien menetelmien käyttöönotossa. Sen sijaan, että tehdään asioita oikealla tavalla tietyissä osissa järjestelmää, systeemiajattelu ohjaa tekemään koko järjestelmässä oikeita asioita. John Seddon on sanonut tavasta ottaa käyttöön ketteriä menetelmiä ilman systeemiajattelun näkökulmaa seuraavasti: “That could be doing the wrong thing faster”.

Systeemiajattelussa prosessikehityksen keskeisiä työkaluja on vaihtelevuuden teoria, joka auttaa ymmärtämään organisaatiossa tapahtuvaa luontaista suorituskyvyn vaihtelua. Vaihtelevuuden teoria koostuu neljästä periaatteesta:

1. Lähtökohtaisesti pitäisi olettaa, että systeemin suorituskyky aina vaihtelee.
2. Systeemin suorituskyvyn vaihtelevuuden ymmärtäminen kertoo systeemin tulevaisuuden suorituskyvystä ja vaihtelevuudesta.
3. Systeemin suorituskyvyn vaihtelevuuden ymmärtäminen johtaa vaihtelevuuden syiden tunnistamiseen ja poistamiseen ja edelleen suorituskyvyn parantamiseen. Vaihtelevuuden syyt löytyvät hyvin usein systeemistä.
4. Systeemin suorituskyvyn vaihtelevuuden ymmärtäminen kertoo, milloin systeemissä on tapahtunut jotakin poikkeavaa. Tämä on tärkeää oppimisen ja systeemin tulevaisuuden suorituskyvyn parantamisen näkökulmasta.

William E. Demingin mukaan jopa 95 % organisaation suorituskyvyn vaihtelusta perustuu systeemiin (Common Cause Variation) ja 5 % systeemissä toimiviin ihmisiin (Special Cause Variation). Toisin sanoen suurimmat suorituskykyä parantavat toimenpiteet kannattaa kohdistaa systeemiin. Deming on aikoinaan sanonut aiheesta “A bad system will defeat a good person every time.”

Seuraavassa kuvassa on esimerkki systeemin kyvykkyyden luontaisesta vaihtelusta kuvattuna ohjauskorttimenetelmän avulla:

Systeemin suorituskyvyn vaihtelevuutta aiheuttavat esimerkiksi käytössä olevat prosessit, toimintaohjeet, mittarit, tavoitteet, työkalut ja ohjelmistot, projektien rahoitus- ja toimitusmalli, viestinnän ja tiedon välityksen toimivuus systeemissä, tietojärjestelmät ja niiden tekninen velka ja systeemin rakenne (so. liiketoiminta-alueet tai -yksiköt).

Systeemiajattelu on tiedon hankkimista

Keskeistä systeemiajattelussa on, että systeemiin tehdään muutoksia vasta kun on riittävästi tietoa systeemin toiminnasta ja ominaisuuksista. John Seddon on kuvannut systeemiajattelua “The means to obtain knowledge, and act with prediction and confidence of improvement.”

Usein mielletään, että muutos alkaa suunnitelmalla. Systeemiajattelun mukaan muutos alkaa tiedon hankkimisella. Se on ainoa suunnitelma.

Hermanni Hyytiälä, johtava konsultti

Hermanni Hyytiälä on erikoistunut erilaisiin ohjelmistokehitysmenetelmiin ja tapoihin, joiden avulla voidaan parantaa organisaation kyvykkyyttä. Lisäksi hän on mukana Kanban- ja systeemiajattelu-yhteisöjen toiminnassa.